Reuniões virtuais com pausas trazem maior bem-estar para as pessoas, melhorando o estado de saúde e a produtividade.
Isso segundo um estudo da Microsoft revelou que reuniões virtuais consecutivas estão causando estresse mental, afetando a capacidade de foco e engajamento.
Pesquisadores usaram equipamentos para monitorar ondas cerebrais, constatando que pausas curtas entre reuniões são essenciais para reduzir o acúmulo de estresse.
A empresa implementou ajustes no Outlook e no Microsoft Teams para automatizar intervalos entre encontros, promovendo melhor bem-estar.
O estudo sugere atividades relaxantes, como meditação, caminhadas ou leituras, para otimizar as pausas.
Além disso, dicas para tornar as reuniões mais eficazes incluem agendas claras, participação ativa e consideração de outras formas de comunicação além das videochamadas.
Principais conclusões do estudo sobre as reuniões virtuais
1. Os intervalos entre as reuniões permitem que o cérebro “reinicialize”, reduzindo o acúmulo de estresse entre as reuniões.
Em duas horas seguidas de reuniões consecutivas, a atividade média das ondas cerebrais beta – aquelas associadas ao estresse – aumentou ao longo do tempo. Em outras palavras, o estresse continuou se acumulando.
Mas quando os participantes tiveram a oportunidade de descansar através da meditação, a atividade beta caiu, permitindo uma “reinicialização”.
Essa redefinição significou que os participantes iniciaram a próxima reunião em um estado mais relaxado.
Isso também significou que o nível médio das ondas beta se manteve estável durante quatro reuniões, sem aumento de estresse, mesmo com a continuação de quatro videochamadas.
Portanto, o antídoto para enfrentar o cansaço é simples: fazer pequenas pausas.
2. Reuniões consecutivas podem diminuir sua capacidade de foco e envolvimento.
Quando os participantes fizeram pausas para meditação, os padrões de ondas cerebrais mostraram níveis positivos de assimetria alfa frontal, o que se correlaciona com um maior envolvimento durante a reunião.
Sem pausas, os níveis foram negativos, sugerindo que os participantes estavam retraídos ou menos engajados na reunião.
Isso mostra que quando o cérebro está sob estresse, é mais difícil manter o foco e o envolvimento.
Em suma, as pausas não são apenas boas para o bem-estar, mas também melhoram a nossa capacidade de realizar o nosso melhor trabalho.
3. A transição entre reuniões pode ser uma fonte de grande estresse.
Para os participantes privados de pausas, os pesquisadores também notaram que o período de transição entre as chamadas fazia com que a atividade beta, ou níveis de estresse, aumentasse.
Isso pode ser porque “você está chegando ao final da reunião, sabendo que terá outra chegando e terá que mudar de assunto e usar seu cérebro para pensar muito sobre outra coisa”, diz Michael Bohan, diretor sênior do grupo de Engenharia de Fatores Humanos da Microsoft, que supervisionou o projeto.
Para esses participantes, a atividade da onda beta aumentou novamente quando novos check-ins começaram.
Por outro lado, quando as pessoas faziam pausas para meditação, o aumento da atividade beta diminuía entre as reuniões, e o aumento no início da reunião seguinte era muito mais suave.
Portanto, como conclusão, podemos compreender que pausas, mesmo as curtas, são importantes para tornar as transições entre as reuniões menos estressantes.
Mas é importante lembrar que esses intervalos precisam ser usados de forma a reduzir a fadiga e não para se realizar outras tarefas que podem aumentar o cansaço mental.
Estratégias para as pausas eficientes e bem-sucedidas entre as reuniões virtuais
Para tornar as pausas mais eficientes, vale lançar mão de algumas estratégias e se manter focado em buscar a melhor forma de reduzir a fadiga, pois isso tornará as reuniões mais efetivas.
Veja algumas estratégias possíveis a seguir.
- Atividades de descanso calmantes.
A meditação é uma forma eficaz de relaxar e recarregar as energias entre as reuniões, mas outros estudos mostram que a atividade física, como caminhar, também é benéfica. Estudos anteriores da Microsoft sugerem que rabiscar ou ler algo agradável também traz benefícios. “Pode ser qualquer coisa que tire sua mente das coisas relacionadas ao trabalho e concentre-a em algo que você sente que é relaxante”, diz Bohan. Isso o ajudará a se sentir revigorado e recarregado quando iniciar sua próxima reunião. - Mais tempo para pausas usando chat e e-mail.
Antes de agendar uma videochamada, faça uma pausa e pergunte-se: Precisamos mesmo de uma reunião sobre esse assunto? Tópicos mais dinâmicos, criativos ou emocionais podem exigir uma reunião, enquanto verificações de status e assuntos informativos podem se beneficiar da colaboração de documentos, mensagens em chats ou mesmo e-mail. - Reuniões intencionais com agenda clara.
As melhores – e muitas vezes mais curtas – reuniões são mais intencionais. As melhores práticas, como criar e enviar uma agenda com antecedência, ser atencioso com quem participa, começar e parar na hora certa e fazer a transição para uma recapitulação nos cinco minutos finais, tornarão mais fácil atingir seus objetivos em menos tempo. - Participantes engajados e participativos.
Em reuniões virtuais, pode ser difícil intervir remotamente. Um moderador pode ajudar a garantir que os participantes remotos sejam incluídos.
E sua empresa ou você, o que tem feito para ter reuniões virtuais mais produtivas e eficientes? Que estratégias vêm usando?
Referências
RESEARCH proves your brain need breaks. Microsoft. Disponível em <https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/brain-research>. Acesso em 03 de dez. de 2023.
