Uma gestão de tempo eficiente é uma necessidade cada vez mais aparente diante do crescente acúmulo de tarefas e forte pressão por resultados.
O resultado disso pode ser variado como, por exemplo, depressão, síndrome de burnout, grandes empresas perdendo profissionais importantes para alternativas mais positivas e, claro, muito estresse.
Nesse sentido, a pesquisa da TriadPS, por exemplo, identificou que 6 de cada 10 profissionais brasileiros estão estressados e a ISMA-BR mapeou que 9 em cada 10 apresentam sintomas de ansiedade.
Mas se a pressão por resultados é crescente, como lidar com nossas atividades e ainda garantir algum equilíbrio para nossas vidas?
É nesse contexto que entra a gestão de tempo, um recurso para fazer a gente agir mais e reagir menos.
Isso significa ter maior controle das nossas escolhas e ações, entender melhor os caminhos que tomamos e ainda compreender como equilibrar os diversos aspectos das nossas vidas, seja profissional ou pessoal.
Outro aspecto importante disso é tomarmos maior consciência e responsabilidade sobre como nossas vidas vão seguir dentro do nosso limite de controle.
É verdade que cada escolha acarreta várias renúncias e isso pode nos causar certo desconforto, principalmente pela dúvida de não saber se a outra opção seria a mais adequada.
Contudo, as escolhas estão no centro das nossas vidas, portanto o segredo é saber como fazer essas escolhas de forma racional e ser flexível para se adaptar às mudanças ou reveses, ao invés de só reagir às situações.
E se entendemos que a escolha é uma questão de priorização – do que vem primeiro, o que vem depois e até o que pode ser descartado -, fica mais fácil compreender que nosso foco deve estar em priorizar o que vamos fazer a partir de um racional equilibrado muito mais do que reclamar da falta de tempo, por exemplo.
É a velha máxima de que “quando tudo é prioridade, nada é prioridade”.
Estruturas para um racional de priorização dentro da gestão de tempo eficiente
Existem muitos caminhos para fazer a gestão de tempo. Uma das dicas do especialista no assunto Christian Barbosa, por exemplo, é dividir suas tarefas em três grandes grupos, técnica que ele chama de Tríade do tempo:
Urgente: Tudo que entrega grande valor ou resultado, vai gerar uma grande perda se não for feito e precisa ser feito o quanto antes.
Importante: Tudo que entrega grande valor ou resultado, pode gerar alguma perda impactante se não for realizado e deve ser feito assim que possível.
Circunstancial: Tudo que não entrega grande valor ou resultado, não vai gerar perdas impactantes se não for feito e/ou pode ser negociado, postergado ou até abandonado.
Outra forma de visualizar essa estrutura é soma-la à matriz ABCD apresentada pelo professor Jaime Wagner:
Nela as tarefas são vistas em quatro quadrantes:
A – O que é urgente, ou seja, entrega alto valor, tem prazo curto e pode gerar grandes perdas caso não seja feito.
B – O que é importante, ou seja, entrega alto valor, tem prazo mais folgado e pode gerar alguma perda se não for feito.
C – O que é circunstancial, ou seja, entrega baixo valor, tem prazo curto e pode gerar alguma perda se não for feito.
D – O que é dispensável, ou seja, entrega baixo valor, tem prazo longo e não gera perda se não for feito.
As perdas no contexto da gestão do tempo eficiente têm um grande aliado que é a data final de entrega.
Para administrar ainda melhor essas perdas, o professor Jaime Wagner nos lembra que podemos trabalhar com duas datas finais: um prazo comprometido de entrega entre o time (due date) e um prazo final de entrega (dead line).
Essa divisão auxilia principalmente porque se a primeira data não for cumprida, a perda será somente de crédito com os demandantes ou com o próprio time.
Já o prazo final é a data a partir da qual, se a entrega não for feita, ela já tem perda de valor, ou seja, já não surtirá o efeito desejado.
Agentes que podem receber ou aplicar o racional de priorização
Também é importante compreender que dentro do contexto da empresa não é possível fazer a gestão de tempo com todos os agentes que compõe o ecossistema.
Nosso domínio acaba sendo limitado ao que podemos influenciar e, nesse sentido, podemos observar a gestão a partir de três grandes agentes: o indivíduo, a equipe e a empresa.
Para facilitar a gestão desses diferentes agentes algumas dicas podem ajudar muito.
Dicas para indivíduos
- Defina conscientemente suas prioridades, objetivos e sonhos.
- Diminua as distrações para manter o foco.
- Faça o planejamento individual para tudo que for importante.
- Pratique exercícios, cuide da alimentação e do sono.
- Respeite seu tempo pessoal e tenha hobbies.
Dicas para equipes e líderes
- Defina um propósito claro e o mantenha bem difundido.
- Delegue de forma eficiente e reduza o volume de reuniões.
- Estimule o planejamento individual.
- Fomente interações positivas e a confiança mútua.
- Tenha processos e projetos bem definidos.
Dicas para empresas
- Defina metas e gerencie seu desdobramento na empresa.
- Deixe claro os resultados esperados.
- Estabeleça direcionamentos e comunicações claras.
Dicas finais
- Comece a gestão de forma pequena, em ciclos de três dias, por exemplo, e depois vá ampliando.
- Escolha ferramentas analógicas e digitais que ajudem no processo da gestão do tempo.
- Escolha o melhor período de planejamento para você, um dos mais eficientes é o semanal, mas existem também diários, mensais, semestrais, anuais e outros.
- Reserve um dia do seu período de planejamento para rever o que foi feito e planejar o próximo período (seja semanal, mensal, semestral e etc.)
Referências
Christian Barbosa. Disponível em: <https://www.christianbarbosa.com.br/>. Acesso no dia da postagem.
Jaime Wagner. Disponível em: <http://jaimewagner.com.br/>. Acesso no dia da postagem.
