Facilitação: A arte de encontrar respostas em grupo

A facilitação de grupos e reuniões é uma prática essencial que promove trocas e engajamento entre as pessoas conseguindo alcançar resultados colaborativos.

Para isso é necessário o uso de técnicas e estratégias que garantam que as reuniões sejam produtivas, focadas nos objetivos e que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir e se sentir ouvidos.

Dentro desse contexto, dinâmicas como cocriação e design sprint são ferramentas poderosas que podem ser facilitadas para atingir diversos objetivos, desde a geração de novas ideias até a resolução de problemas complexos.

Veja a seguir um pouco mais sobre alguns encontros possíveis onde a facilitação é muito útil.

1. Cocriação: Cocriação é um processo no qual diferentes partes interessadas, como membros da equipe, clientes, usuários finais e outras partes envolvidas, colaboram para criar soluções, produtos ou serviços. O facilitador desempenha um papel fundamental ao guiar o grupo através do processo de cocriação, facilitando a comunicação, estimulando a criatividade e ajudando a equipe a chegar a um consenso sobre as melhores ideias e soluções.
2. Design Sprint: O Design Sprint é uma metodologia desenvolvida pelo Google Ventures que ajuda as equipes a resolverem problemas complexos em um curto período de tempo, geralmente em uma semana. Durante um Design Sprint, o facilitador lidera a equipe através de uma série de atividades estruturadas, incluindo mapeamento de problemas, geração de ideias, prototipagem e teste de soluções. O facilitador desempenha um papel crucial ao manter o cronograma do sprint, garantindo que todas as atividades sejam concluídas dentro do prazo e orientando a equipe para alcançar os objetivos definidos.

A facilitação eficaz de dinâmicas como cocriação e design sprint no ambiente de trabalho requer habilidades como comunicação clara, escuta ativa, gestão de tempo e conflitos, além de um entendimento profundo dos objetivos da equipe e das necessidades dos participantes.

Quando feita corretamente, a facilitação pode ajudar as equipes a alcançarem resultados significativos e inovadores.

Principais motivos para as empresas terem facilitação e facilitadores em suas rotinas de trabalho

Existem vários motivos pelos quais as empresas devem apostar em profissionais facilitadores e processos de facilitação no ambiente de trabalho.

Alguns deles são:

1. Melhora da eficiência e da produtividade: Facilitações bem conduzidas ajudam a garantir que as reuniões e atividades em grupo sejam eficazes e produtivas. Ao manter o foco nos objetivos, estimular a participação de todos os membros da equipe e garantir que as decisões sejam tomadas de maneira colaborativa, as facilitações ajudam a maximizar o uso do tempo e dos recursos da empresa.
2. Estímulo à criatividade e inovação: Facilitações como sessões de brainstorming, cocriação e design sprint fornecem um ambiente propício para a geração de novas ideias e soluções inovadoras. Ao promover a colaboração entre diferentes membros da equipe e estimular a criatividade, as facilitações podem ajudar as empresas a encontrar novas maneiras de resolver problemas e se destacar no mercado.
3. Fomento à participação e engajamento dos funcionários: Facilitações bem conduzidas incentivam a participação ativa de todos os membros da equipe, proporcionando um ambiente onde as vozes de todos são ouvidas e valorizadas. Isso não apenas aumenta o engajamento dos funcionários, mas também promove um senso de pertencimento e colaboração dentro da empresa.
4. Tomada de decisões mais eficazes: Ao fornecer um processo estruturado para discussões e tomadas de decisões, as facilitações ajudam as empresas a tomar decisões de forma mais eficaz e fundamentada. Ao reunir diferentes perspectivas e opiniões, as facilitações permitem que as empresas considerem uma variedade de pontos de vista antes de tomar uma decisão final.
5. Melhoria do clima organizacional: Facilitações bem-sucedidas criam um ambiente de trabalho mais colaborativo, inclusivo e transparente. Isso pode levar a um clima organizacional mais positivo, onde os funcionários se sentem mais valorizados, engajados e motivados a contribuir para os objetivos da empresa.

Quem pode ser facilitador e conduzir uma facilitação

Facilitador é uma pessoa responsável por ajudar grupos diversos a encontrarem uma solução para determinado problema em sessões de cocriação, dinâmicas e outros.

Essa pessoa será responsável por desenhar o processo que o grupo vai seguir, sempre tendo em vista garantir os três pontos básicos da facilitação: o melhor desempenho do time, relações interpessoais equilibradas e o bem-estar individual das pessoas durante o trabalho.

Tirando algumas poucas exceções, o facilitador não costuma se envolver no grupo, demostrar seu ponto de vista em relação ao problema ou participar da tomada de decisão.

Sua função e responsabilidade giram em torno do processo e da eficácia do time em encontrar uma resposta para o problema levantado.

Vertentes e papeis do facilitador

Como as muitas funções e profissões atuais, existem muitas vertentes e abordagens sobre a facilitação.

A que venho usando como base foi desenhada pelo escritor Roger Shwarz, que possui larga experiência e muito conteúdo literário nesse assunto.

O autor define o facilitador da seguinte maneira:

“Um facilitador é uma pessoa que (1) não é membro do grupo, (2) é neutro em relação ao conteúdo, (3) não tem autoridade sobre as decisões a serem tomadas, (4) é aceito por todos os membros do grupo nesse papel, (5) diagnostica e intervém no grupo para (6) ajudar a melhorar o processo e os meios pelos quais se identificam e resolvem problemas, e tomam decisões, sempre com o objetivo de melhorar a eficácia do grupo” (SCHWARZ, 2017, p. 14)

Ainda dentro desse contexto, Shwarz aponta seis papeis possíveis para um facilitador.

Dentro desses, três perfis podem ter mais envolvimento no grupo, no conteúdo ou na tomada de decisões.

Os 6 papeis do facilitador para facilitação

O modelo mental do facilitador

A facilitação pode ser executada por qualquer profissional que deseje, desde que se muna com metodologias e processos capazes de garantir os três pontos básicos da facilitação comentados anteriormente, ou seja, garantir o melhor desempenho do time, relações interpessoais equilibradas e o bem-estar individual das pessoas durante o trabalho.

Além da metodologia, é importante que o facilitador fique atendo ao modelo mental que usa durante as sessões de facilitação.

É comum que desenvolvamos mais facilmente uma abordagem de controle unilateral, principalmente nas nossas relações de trabalho.

Suas características básicas, no entanto, não são adequadas para um processo colaborativo e impedem a entrega dos três pontos básicos da facilitação.

Exemplo da abordagem de controle unilateral

Já a abordagem de aprendizagem mútua é ideal para essas sessões, e garante melhor desempenho para o trabalho em grupo.

Suas características básicas influenciam a criação colaborativa e aberta, pontos fundamentais para garantir a eficácia de times multidisciplinares.

Exemplo da abordagem de aprendizagem mútua

Dessa forma, se espera que o facilitador não só pratique a abordagem de aprendizagem mútua, como influencie as pessoas do time a também utilizar essa abordagem.

Por que a facilitação e a pessoa facilitadora é cada vez mais importante

Com o avanço tecnológico, cada vez mais tarefas têm sido automatizadas e boa parte do nosso trabalho vem se concentrando em analisar contextos complexos, tomar decisões difíceis e equilibrar diferentes interesses.

Nesse sentido, não só conhecimento técnico se torna importante, mas a inteligência emocional é fundamental para ajudar nesse caminho.

O facilitador é o profissional que não só suaviza conteúdos complexos, como facilita a tomada de decisão e consegue mediar conflitos de interesses para um denominador comum, que seja eficaz para resolver o problema.

Assim, essa função vem se tornando cada vez mais importante para ajudar a trilhar os caminhos complexos do nosso presente e futuro, garantindo que reuniões de horas não terminem sendo improdutivas e sem resultados.

Principais desafios de um facilitador

O facilitador tem muitos desafios em sua trajetória.

Para executar sua função é necessário desenvolver um grande conjunto de habilidades como:

• Alta capacidade técnica em processos.
• Métodos e adaptações a cada ciclo de facilitação.
• Conhecimentos específicos mesmo que superficiais de cada problema que vai abordar.
• Forte capacidade empática.
• Forte capacidade em resolução de conflitos.

É normal esse profissional recorrer a cursos de coaching, para terapeutas, de design de serviço, de psicologia comportamental, de comunicação não violenta (cnv) e outros para se preparar para seus desafios.

E esses desafios podem ser desde o desconhecimento e descrença na função em seu contexto de trabalho até situações de mediação altamente complexas com pessoas e interesses opostos e difíceis de conciliar.

Nesse sentido, não só cursos e técnicas terão que ser usados cuidadosamente, como também a experiência do profissional vai fazer toda a diferença.

Como começar a ser um facilitador

Comece pequeno, com sessões estruturadas de design Sprint, por exemplo, que contam com boa literatura de apoio.

Vá ganhando confiança e experiência antes de se dedicar a contextos mais complexos de decisão ou problemas mais abrangentes para serem resolvidos.

A leitura e cursos em áreas diversas também ajudam muito e a boa e velha conversa com outros profissionais para trocar experiências e conhecimentos.

No mais, se arrisque com consciência e o aprendizado virá gradativamente.

Referências

SHWARZ, Roger. The Skilled Facilitator: A comprehensive resource for consultants, facilitadors, coachs and trainers. 3. ed. New Jersey: John Wiley & Sons Inc., 2017.

Mapeando diálogos. Disponível em: <https://faberhaus.com.br/mapeando-dialogos/>. Acesso no dia da postagem.