DesignOps: O que é, o que faz e como implementar

DesignOps é uma ferramenta que tem como objetivo lidarmos com complexidade garantindo escala e consistência.

A sobrecarga de trabalho adicional como rituais, reuniões, processos e outros, pode inclusive comprometer o tempo que esse profissional tem de exercer sua atividade principal, o fazer design.

Além disso, o crescimento dos times com diversas funções e formatos tende a levar a um distanciamento entre esses profissionais que poderiam trocar mais conhecimento e apoiar no desenvolvimento uns dos outros.

Assim o DesignOps aparece como uma ferramenta para apoiar times de design a se concentrarem na sua atividade principal e ajudar a manter a troca entre as diversas especialidades do time.

O que é DesignOps

Segundo Nielsen Norman Group podemos entender o DesignOps como “a orquestração e otimização de pessoas e processos de forma a criar uma ordem que amplie o valor do design e seu impacto em escala.”.

Nesse contexto podemos olhar para essa frente sobre três lentes principais:

1. Suporte ao time de design;
2. Criação e gerenciamento de ecossistemas de trabalho;
3. Gerenciamento eficiente de pessoas e meios com intuito de fazê-las mais felizes e eficazes.

Para trabalhar com essas três lentes é possível colocar três grandes objetivos para área de DesignOps:

1. Colaborar no trabalho: fazer pessoas e times trabalharem de forma colaborativa.
2. Entregar o trabalho: ter padrões e meios consistentes para a entrega do trabalho.
3. Medir o trabalho: medir e divulgar a qualidade do que foi entregue.

Desse modo podemos ainda entender que “O trabalho da equipe de DesignOps é proteger o tempo e o espaço de trabalho de todos dentro da organização de design, o que permite que todos se concentrem em suas respectivas atividades fim.” – Colin Whitehead (Dropbox)

Principais tipos de abordagens

Existem dois tipos principais de abordagens para a disciplina:

DesignOps como um papel: É um indivíduo ou grupo de indivíduos encarregados de garantir que o time de design é apoiado de forma que os designers possam se concentrar em projetar as soluções.

Esses papeis podem ser exercidos, por exemplo, por um Produtor de design, por um Gerente de programa ou até por um Especialista em Research Ops.

DesignOps como um modelo mental: É um ecossistema ou um conjunto de processos padronizados, métodos e ferramentas que apoiam o time de design e permitem projetar em escala com eficiência.

Por trás do modelo mental estão principalmente três perguntas:

1. Como criar e desenvolver um time de design?
2. Como gerenciar o crescimento da carga do trabalho?
3. Como amplificar o impacto e o valor do design?

Algumas missões de DesignOps

Para entender melhor a atuação dessa frente, podemos elencar 6 missões importantes que vão apoiar tanto no embasamento e definição do trabalho dessa área quanto já alimentam uma base de conhecimento do time de design sobre si mesmo.

Aqui estão apresentadas de forma aleatória e não por prioridade, ou seja, todas elas são importantes e podem ser feitas paralelamente ou organizadas dentro do contexto de cada time, portanto não precisando seguir a ordem apresentada a seguir.

Missão 1: Compreender a estrutura do time de design

Existem três modelos de estrutura de times de design atualmente que DesignOps pode ter como referência quando for compreender seu espaço de atuação e o tipo de complexidade com a qual vai lidar:

1. Times centralizados: São membros da equipe de design reportando para um gerente de design e trabalhando em vários produtos e serviços de design conforme necessário. Por exemplo: agências internas de design, design como um serviço (design as a service) e centros de excelência.
2. Times descentralizados: São membros da equipe de design reportando para uma equipe de produto que possui o orçamento e a autonomia do trabalho. Por exemplo: times embutidos e times scrum.
3. Times matriciais: São membros da equipe de design reportando a uma central de design, mas também com reportes ocasionais ou operacionais para a equipe de produtos. Por exemplo: times híbridos e times em parceria.

Missão 2: Medir habilidades do time de design como um todo

Para o trabalho de DesignOps ser construído é importante também entender como as habilidades estão distribuídas no time de design.

Nesse contexto é importante compreender quais habilidades são necessárias e quais estão mais presentes na equipe e assim definir onde investir mais esforços para expandir ou atrair habilidades faltantes ou em débito, algo que o time de Ops pode fazer em sua atuação.

Para definir ou medir essas habilidades é possível usar estudos como da Clearleft e a técnica Shuhari (aprender, praticar e dominar), por exemplo.

Missão 3: Escalar o trabalho de design com Design System

Das muitas maneiras de escalar o impacto do design, uma das mais importantes ferramentas atualmente é o Design System.

Ele, por sua vez, pode ser entendido, segundo Will Fanguy (Invision), como “uma coleção de componentes reutilizáveis, guiados por padrões, que podem ser montados juntos para construir qualquer número de aplicativos.”.

Para construir um sistema de design é importante observar o que existe atualmente, documentar isso, criar as guias de uso e escalar de forma consistente.

Também é se pode ter em mente que o sistema de design conta com pelo menos detalhes sobre:

• Linguagem visual.
• Padrões e componentes para estrutura, composição, comportamentos.
• Modelos com a linguagem visual e padrões aplicados.
• Código para construir interfaces de usuário que contemplam os padrões definidos.
• Diretrizes e documentação de uso.

Para escalar o Design System o time de DesignOps pode pensar em três modelos para implementar e gerenciar:

Missão 4: Escalar o trabalho de design com ResearchOps

Para escalar o impacto da pesquisa é possível se pensar em uma central de pesquisa.

Segundo Rachel Krau (Nielsen Norman Group), essa central reúne a “coleção de insights de pesquisa coletados ao longo de tempo e visa fazer pesquisa mais colaborativa e acessível”.

Essa central reúne uma série de funções e responsabilidades para apoiar a empresa a coletar, manter e difundir os diversos conhecimentos vindos de pesquisas e interações com clientes, desde a governança até o recrutamento de pessoas para serem entrevistadas.

Missão 5: Definir e medir a qualidade do design desenvolvido

Um dos aspectos mais importantes para a escalar o impacto do design é definir como medi-lo para então melhorá-lo e divulgá-los pela companhia.

As métricas de qualidade podem ser construídas a partir de muitas referências como, por exemplo, as heurísticas de Nielsen, contudo é importante também observar como o design impacta outras métricas como as de negócio, por exemplo.

Essa compreensão eleva a percepção de valor do design na empresa e abre mais espaço para que o design tenha uma voz cada vez mais estratégica.

Por isso uma boa forma para medir a qualidade do design é observar as métricas da tríade entre tecnologia, negócios e pessoas, acompanhando as que fizerem mais sentido e entendendo como o design afeta ou é afetado por elas.

Missão 6: Multiplicando o conhecimento de design na companhia

Para que o design consiga ser escalado e seu valor compreendido é importante que a disciplina seja ensinada e compreendida por outras áreas e profissionais.

Muitas vezes o design é visto como uma caixa preta misteriosa e poucos entendem ou sabem como o processo de design se dá e como ele gera resultados.

Nesse sentido é importante se pensar em como educar outras áreas sobre a disciplina e o valor do design.

Um meio de fazer isso é criar kits de ferramentas que mostrem os processos de design e seus desdobramentos como, por exemplo, fizeram as iniciativas a seguir:

• 18F Method Cards 
• Hyper Island Toolbox 
• IDEO design Kit 
• MediaLab Amsterdam Design Toolkit 
• Mozilla Open Innovation Toolkit 
• RMIT Tech’s Design Practice Methods 

Implementando DesignOps: Primeiros passos

Para que pelos menos essas 6 missões aconteçam é que se faz necessário o DesignOps e para implementá-la é importante ter também uma estrutura bem planejada.

Essa implementação passa por pelo menos quatro etapas, iniciando pela investigação da situação atual, definição dos valores desejados para a área, a criação das parcerias estratégicas para o funcionamento da área até o lançamento da prática no dia a dia.

Para finalizar a implementação é importante que o roadmap ou backlog contemple também ações estratégicas de divulgação e comunicação do trabalho realizado e seu valor para todos os envolvidos.

Outra forma de começar esse planejamento é usar o Canvas de DesignOps desenvolvido pela Xplane que engloba desde as características do time em si e dos parceiros necessários, muito próximo do canvas Business Model Canvas (BMC).

Referências

Autodesk research. Disponível em: <https://www.autodeskresearch.com/blog/ux-net-promoter>. Acesso no dia da postagem.

Clearleft habilidades. Disponível em: <https://trello.com/b/RFXsfWqQ/clpd-skills-proficiencies-v11>. Acesso no dia da postagem.

Clearleft habilidades framework. Disponível em: <https://clearleft.com/posts/design-professional-development-framework>. Acesso no dia da postagem.

DesignOps Canvas. Disponível em: <https://xplane.com/worksheets/design-ops-canvas/>. Acesso no dia da postagem.

Invision App Framework. Disponível em: <https://www.invisionapp.com/inside-design/guide-to-design-systems/>. Acesso no dia da postagem.

NIH – Escala de proficiência nas competências/habilidades. Disponível em: <https://hr.nih.gov/working-nih/competencies/competencies-proficiency-scale>. Acesso no dia da postagem.

NN Group – DesignOps 101. Disponível em: <https://www.nngroup.com/articles/design-operations-101/>. Acesso no dia da postagem.

NN Group – Heurísticas. Disponível em: <https://www.nngroup.com/articles/ten-usability-heuristics/>. Acesso no dia da postagem.

NN Group – Research Ops 101. Disponível em: <https://www.nngroup.com/videos/researchops-101/>. Acesso no dia da postagem.

Rachel Karu Linkedin. Disponível em: <https://www.linkedin.com/in/rachelkrau/>. Acesso no dia da postagem.

Shapes of UX designer. Disponível em: <https://medium.com/amplify-design/shapes-of-ux-designer-ad047bddac7f>. Acesso no dia da postagem.

UXPin Design System. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=Ou3v7aiJQU0&feature=youtu.be>. Acesso no dia da postagem.

UXPin Escalando UX Research.Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=cTEh__mEosw&feature=youtu.be>. Acesso no dia da postagem.

*Traduções do material original em inglês feitas livremente.